Le contexte:

Une partie importante des achats effectués dans les entreprises et les organisations est constituée par des achats de faible enjeu (frais généraux, intérim, frais de voyage, …) souvent récurrents, dont le coût de gestion peut être parfois très supérieur au montant même de la commande. Leur gestion est difficile à maîtriser car ces achats sont, en règle générale très disséminés et reposent souvent sur des processus papier qui peuvent représenter jusqu’à 40% des coûts de gestion de l’entreprise ou de l’organisation. 

 La carte d'achat est une solution de paiement simple et innovante permettant de régler les achats de biens ou de services réguliers sous différentes formes: 

•  paiement de proximité,
• vente à distance traditionnelle (fax, courrier, téléphone),
• vente à distance sur Internet (sites marchands, places de marché, …)

La carte d'achat permet d'associer :

• données financières classiques (issues du paiement par carte bancaire),
• données de factures,
• ainsi que d'éventuelles données complémentaires spécifiques.

Outil de simplification et de modernisation de la chaîne achat-comptabilité-paiement, la carte d'achat s'appuie sur quatre principes fondamentaux :

• la délégation d'achat sécurisée,
• la remontée des données (factures et données complémentaires)
• l'automatisation du paiement,
• de grandes facilités d'analyse et de suivi.

La mise en oeuvre de la carte d'achat peut être abordée selon 2 axes:

• un projet simple: une carte pour accéder à la commande, de façon aisée et contrôlée,
• un projet plus complexe:  un moyen de paiement pour une optimisation globale du processus.

(le projet simple pouvant évoluer, très naturellement, vers un projet plus complexe ).

Périmètre d'achat type:

• biens et services de fonctionnement, non stratégiques ou hors production;
  à titre d'exemple : fournitures de bureau, petit matériel informatique et consommables, fournitures industrielles, petit outillage, interim et formation, messagerie et fret, hygiène et sécurité, etc.
  

La carte d’achat dans l’évolution des processus d’achats 

La carte d’achat apparaît d’abord aux Etats-Unis au début des années 90, où elle se développe dans les administrations, puis dans les entreprises, en s’imposant comme un outil de référence simplifiant  et optimisant  les achats inférieurs à 2500 $.

• Chiffres clés aux Etats Unis

A fin 2003, le volume d’affaire transitant par carte d’achat s’élevait à 80 milliards de dollars, avec près de 3.5 millions de porteurs de cartes. En 2005, il atteint 110 milliards de dollars.

Avec une croissance attendue de 11%, le marché nord américain est estimé à 185 milliards de dollars en 2010. L’étude 2005 de Palmer & Gupta faite sur les dépenses du secteur public aux US montre que :

• le coût moyen lié à un achat est de:  $89.21 sans carte achat / $21.83avec carte achat:

• le temps de traitement moyen par transaction d’achat est de:  9.3 jours sans carte /  3.0 jours avec carte

En Amérique du Nord, la carte d’achat n’est plus considérée comme faisant partie des ‘bonnes pratiques’ mais des ‘pratiques communes’.

Le déploiement de la carte d’achat en Europe

L’utilisation de la carte d’achat s’est progressivement étendue aux pays européens vers la fin des années 90.
Au niveau européen, le marché le plus mature est le Royaume Uni où la carte a été introduite en octobre 1997 comme l’une des trois approches clés pouvant contribuer à la rationalisation des coûts et où elle est devenue une nouvelle forme de paiement standard dans le secteur public grâce au programme GPC lancé en octobre 1997 par les instances gouvernementales.

Comme aux USA, le succès du programme gouvernemental est une base solide pour l’adoption et de déploiement de la carte d’achat dans le secteur privé.

• Le Government Procurement Card programme

 Au cours du premier programme (GPC1), l’objectif était de réaliser sur 5 ans 300 millions de £ (460 millions €) de dépenses à l’aide de la carte d’achat et d’économiser 70 millions de £ (plus de 100 millions €), objectif largement atteint (600 millions € en volume et 103 millions € d’économies). Au global, les économies réalisées depuis le lancement du programme s’élèvent à plus de 321 millions de £ (480 millions €). 

En 2006 GPC recensait 790 programmes, près de 94000 cartes en circulation pour près d’un milliard d’euros de dépense.

Depuis 1997,13 millions de transactions ont été enregistrés, avec près de 4 millions pour le seul exercice 2006 (un million de plus qu’en 2005) : les économies réalisées s’élèvent à 156 millions d’euros. Les entités publiques utilisatrices ont enregistré des économies de 30 à 75 euros sur le traitement des factures et de 5 à 15 euros sur le paiement.

‘The greatest savings for using GPC Visa are generated through the process efficiencies that are gained when GPC Visa is used to reduce the steps and time required to fulfil a purchase’ (GPC annual report 2006).

• Parallèlement en Europe continentale, on assiste à un démarrage progressif mais très prometteur de la carte (Benelux, Finlande, Italie…).

En France, la sphère publique montre également la voie

Au début des années 2000, devant les résultats obtenus dans les pays anglo-saxons, le Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie décide, à l’issue d’une phase pilote, d’enclencher une procédure de généralisation de l’utilisation de la carte d’achat dans le secteur public.

Fin 2004, Le décret n° 2004-1144 , relatif à l’exécution des marchés publics par carte d’achat autorise désormais les services de l’Etat, les collectivités locales et les établissements publics à recourir à cet instrument de modernisation de l’achat public.

La phase de généralisation terminée. , la phase de développement et de déploiement peut alors démarrer.

Dans la continuité de la 1ère enquête réalisée en 2005, la Direction Générale de la Comptabilité Publique propose annuellement un état des lieux de l’utilisation de la carte d’achat en sphère publique. En 2006, la carte s’est déployée à un rythme accéléré, se propageant sur de nouveaux territoires. En 2007, la carte d’achat franchit de nouveaux caps et l'ensemble des entités publiques l’utilise désormais.

La carte d’achat bénéficie aujourd’hui d’un contexte juridique favorable à la dématérialisation des échanges entre ordonnateurs et comptables. Le décret du 28 mars 2007 et l’arrêté du 27 juin 2007 créent un cadre réglementaire permettant d’élaborer une convention cadre nationale relative à la dématérialisation des relevés d’opération. Ce contexte offre ainsi de nouvelles perspectives d’évolution à la carte d’achat.

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